Facturation électronique UBL/Peppol READY - Informations et recommandations

Envoyer vos factures via Peppol n'a jamais été aussi simple qu'avec Easyforyou Version load version... !

Pas besoin de ré-encodage manuel dans Peppol.
Avec le module Peppol (EFYUBL certifié EN 16931 / BIS Billing 3.0), vous envoyez vos factures directement depuis Easyforyou.
Résultat : un énorme gain de temps et zéro risque d'erreur.

Une étape indispensable (recevoir vos documents Peppol)

Avant de pouvoir envoyer vos factures depuis EFY, il est obligatoire de vous inscrire d'abord chez un fournisseur de point d'Accès Peppol, comme par exemple https://doccle.be ou un autre fournisseur de votre choix.

Attention! Dans Doccle ou votre point d'accès, if faut vous inscrire pour la reception de documents (c'est l'inscription par défaut), NE PAS vous inscrire pour la l'envois de factures, sinon EasyForYou ne pourra pas envoyer les factures sur Peppol.

Comment envoyer votre facture via Peppol ?

  1. Faites une mise à jour du logiciel (Version minimum load version...).
  2. Cliquez sur le document concerné (facture ou note de crédit).
  3. Cliquez avec le bouton droit de votre souris sur le petit bouton d'impression ou le bouton d'envois par Email.
  4. Dans le menu contextuel, sélectionnez l'option « UBL Peppol » ou « PDF + Peppol ».
  5. Votre document sera alors transmis automatiquement dans le réseau Peppol.
  6. Le solde de vos crédits restant sera affiché en haut à droite dans la barre des titres de votre logiciel.
  7. Votre client reçoit à la fois la facture Peppol et une copie PDF et vous recevez automatiquement un accusé de réception.

    8. Attention, un document envoyé dans le réseau Peppol, ne peut plus être modifié, en cas d'erreur, il doit être annulé par une note de crédit.
    pour éviter de faire double emploi, vérifiez si votre comptable ou votre logiciel de comptabilité ne fait pas déjà l'exportation vers le réseau Peppol.

    Informations financières sur vos factures Peppol

    Attention, si vous voulez transmettre vos coordonnées bancaires dans les factures Peppol via EasyForYou, il faudra respecter ces instructions :
    Dans EasyForYou, dans le menu Fichier -> Société Dans le champ : Banque (Iban, BIC) Vous devez inscrire les coordonnées exactement selon la syntaxe suivante :

    NOM DE LA BANQUE - IBAN : BE99 9999 9999 9999 - BIC : BBBBBEBB

    Synchronisation des arrondis pour l'exportation Peppol

    Pour activer le système de synchronisation, ajoutez AdjustInvoiceAccordingToPeppol=Y dans le fichier ALL.INI qui se trouve dans le dossier EasyForYou.

    AdjustInvoiceAccordingToPeppol=Y (Ajustement automatique de l'arrondi du total pour les exportations Peppol)

    Pour résoudre les écarts de quelques centimes pouvant survenir sur certaines factures lors des exportations Peppol, nous avons introduit une nouvelle fonctionnalité de synchronisation.

    Étant donné qu'EasyForYou ne peut pas être nativement aligné sur les règles de calcul d'arrondi spécifiques à la norme UBL 3.0 Peppol, cet outil garantit une conformité totale. Si une différence est détectée, EasyForYou ajuste automatiquement le total de la facture dans le logiciel afin qu'il corresponde au montant exact calculé sur le document Peppol.

    Important : Ce processus nécessite l'envoi de la facture Peppol AVANT la génération de la facture PDF.

    Cela permet de s'assurer que les ajustements nécessaires sont d'abord appliqués à l'enregistrement dans EasyForYou, générant ainsi une facture PDF corrigée qui correspond parfaitement aux données Peppol.

Gestion de vos crédits d'envoi :

Lorsque votre solde de crédits arrive à zéro, le programme ouvrira automatiquement dans votre navigateur une proposition pour commander le module EFYPEPPOL « Crédit* pour envoyer 100 documents Peppol ».

*Le réseau Peppol est une infrastructure d'échange gérée par des fournisseurs (appelés "Access Points")
dont nous devons payer l'utilisation pour garantir l'envoi sécurisé et automatique de vos documents
et ceci en conformité avec les standards européens, justifiant ainsi un coût de ces transactions.

Visualiser des documents XML Peppol :

Voici un exemple de site qui permet de visualiser vos documents XML/UBL Peppol :

Procédure :
Dans votre logiciel EasyForYou, cliquez le menu Aide->Dossiers->UBL Peppol
Ouvrez le dossier et glissez pausez le document dans sur un de ces sites :
https://app.b2brouter.net/en/validation
https://pdfa.org/free-e-invoice-viewer

Dans ce dossier, toutes vos factures sont enregistrées au format numérique. Elles peuvent éventuellement être envoyées à votre comptable pour l'importation en comptabilité.

Vérifier manuellement si un client est enregistré dans Peppol :

https://directory.peppol.eu/public

Conditions d'assistance :

Précisions concernant le fonctionnement de l'assistance téléphonique, par email ou par chat -> cliquez ici


Nous vous souhaitons une excellente journée.